PR DP SGC 02 Procedimiento de Deteccion de Necesidades Bibliometria

Código: PR-DP-SGC-02 Procedimiento de Versión: 1 Detección y Análisis de Desarrollo de Proceso: Proyectos e Necesidades Instrumentos de Medición de CTeI Página Página 1 de 15

Detección y Análisis de Necesidades para la Operación Estadística: Producción Científica Bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index

Introducción

Este procedimiento busca alinear las actividades con los estándares de calidad y eficiencia, permitiendo optimizar la recolección, análisis y utilización de información estadística de manera coherente y precisa. Al aplicar estos lineamientos, se garantiza que las necesidades de los usuarios y actores interesados sean abordadas de forma integral, contribuyendo así a la toma de decisiones basadas en datos sólidos y fundamentados. A continuación, se define el objetivo principal que guiará este proceso, el alcance y descripción del proceso.

1. Objetivo

Establecer las actividades necesarias para la identificación, consulta, análisis, priorización, confirmación, revisión y actualización de necesidades de información estadística, así como la identificación y caracterización detallada de usuarios de la operación estadística de la Producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index.

2. Alcance Este procedimiento comprende las actividades de la primera fase: Detección y análisis de necesidades contempladas dentro del modelo del proceso estadístico descritos en los lineamientos para el proceso estadístico en el sistema estadístico nacional, segunda versión y la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020. Las actividades contempladas dentro de la primera fase son: identificación de necesidades, consulta y confirmación de necesidades, definición de objetivos, Identificación de conceptos, comprobación de disponibilidad de datos, exploración de la metodología estadística y la elaboración del plan general. La fase se desarrollará anualmente.

3. Abreviaturas

OCyT: Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnología.

PEN: Plan Estadístico Nacional

SEN: Sistema Estadístico Nacional.

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

4. Definiciones Para los fines de este documento, se aplican los términos y las definiciones utilizadas en la NTC-ISO 9000, el Decreto 2404 de 2019 y los lineamientos para el proceso estadístico en el Sistema Estadístico Nacional y la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020.

5. Lineamientos Generales: La identificación y confirmación de las necesidades así como la caracterización de los usuarios internos y externos interesados en la información estadística referente a la producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science y Scielo Citation Index. Las estrategias que se desarrollaran incluyen consultas, solicitudes y citaciones a expertos. Una vez realizada la consulta a usuarios, soportada en los indicadores presentados por el OCyT y los planes de mejoras se procederá a realizar una consulta con expertos, triangulando información entre el resultado de la encuesta, misión institucional, presupuesto y las mejoras sugeridas en las auditorias y planes de mejoras, donde se revisarán temas relacionados con la pertinencia, calidad, metodología, tipo y resultados de la operación estadística realizada. Este es un proceso periódico que permitirá validar el desarrollo de la operación. La encuesta de recolección de datos y satisfacción de resultados (Anexo 1), busca que el instrumento logre llegar a la mayor cantidad de departamentos de Colombia y garantizar la participación de los diferentes grupos de interés: Academia, sector productivo, centros de investigación, entidades gubernamentales y sociedad civil. Mediante los datos recolectados se podrá caracterizar a los usuarios, medir el nivel de satisfacción y solicitar requerimientos adicionales de indicadores que podrían ser generados.

6. Roles y responsabilidades de los actores participantes en la detección y análisis de necesidades

Rol Actor Responsabilidad

Usuario Son las instancias externas e internas Manifestar necesidades de que utilizan la información información estadística en materia de estadística. Dentro de estos se indicadores bibliométricos. encuentran ciudadanía en general, entidades públicas, organizaciones privadas, instituciones de educación superior, centros y grupos de investigación, agremiaciones, entre otros, que se consideran relevantes e importantes en el uso de la información estadística para la toma de decisiones. Entidad aliada Son las instancias externas que son Cumplir con las obligaciones aliados o socios estratégicos para el pactadas mutuamente para desarrollo de proyectos de gestión el desarrollo del proyecto. estadística. Pueden ser entidades públicas o privadas Aportar los recursos convenidos y que aportan recursos en el marco de hacer seguimiento al cumplimiento un convenio o contrato. de obligaciones Socios Son todas las personas jurídicas que Asistir a las reuniones de la Asamblea (Miembros) decidan asociarse para el logro del General de Asociados del fin común que representa esta OBSERVATORIO si les corresponde persona jurídica, que cumplan con directamente. los requisitos, que asuman los compromisos señalados por estos Aportar recursos financieros para el Estatutos y que sean admitidos desarrollo de la misionalidad del expresamente por la Junta Directiva. OCyT, de acuerdo con lo defino en los Estatutos.

Colaborar con el OCyT en todos aquellos asuntos para los cuales se les requiera, dentro de ellos los relacionados con el desarrollo de proyectos de medición y promover al interior de sus entidades el reporte oportuno de la información requerida para la operación estadística del Observatorio.

Líder de la Director Ejecutivo Dar lineamientos, directrices y Política de políticas para implementar la gestión Calidad Subdirector Científico de la calidad estadística en el OCyT y Estadística su mejora continua.

Liderar la centralización y difusión oficial de la información estadística que produce y administra el OCyT.

Revisar el diseño de las operaciones estadísticas. Líder funcional Líder temático Verificar y validar el diseño de las del área operaciones estadísticas. misional Orientar las metodologías de la información para su producción, Verificar el procesamiento de la asegurando su veracidad. información.

Recopilar, validar y consolidar la información recolectada a través de los sistemas de información asociados a las operaciones estadísticas del OCyT.

Desarrollar el monitoreo y seguimiento a los indicadores y estadísticas generadas por el OCyT.

Analizar la información, interpretar y caracterizar la CteI, para aportar en la toma de decisiones de políticas, planes, programas, estrategias y acciones en la materia.

Identificar y gestionar los riesgos de la operación estadística. Aprobador Director Ejecutivo o Tomar decisiones estratégicas, de Comité Directivo lineamientos para la gestión de la información estadística del OCyT.

Aprobar la información estadística, antes de su difusión.

Liderar el relacionamiento del OCyT con los productores y entidades aliadas de la operación estadística.

Velar por la consecución de los recursos requeridos para las operaciones estadísticas del OCyT.

Productor Son las instituciones, entidades o Construir el registro administrativo territorios encargados de la para producir información estadística producción de los registros con calidad y oportunidad para administrativos que se constituyen satisfacer las necesidades de como el insumo para la información del usuario. producción de la información estadística. Líder de Gestión Líder de Gestión de la Información Especificar, diseñar, implementar, de la disponer y gestionar la infraestructura Información tecnológica requerida que permita el cargue y procesamiento de los datos producidos, para satisfacer las necesidades de información estadística.

Liderar la estrategia tecnológica para facilitar y optimizar la gestión de la información.

Liderar la automatización del procedimiento de gestión de la información estadística del OCyT en todas sus fases y la disposición para su difusión

Velar por la seguridad informática y la protección de datos acorde con la normatividad y políticas internas vigentes.

Implementar nuevas tecnologías para la construcción y publicación de tableros de indicadores amigables, usables y de fácil visualización. Líder difusión y Coordinador de Comunicaciones Definir e implementar la política de responsable de comunicación interna y externa para atención al una adecuada difusión de la usuario información estadística a los públicos identificados.

Gestionar el trámite a las peticiones, quejas y reclamos que se reciban por los diferentes canales definidos por el OCyT.

Evaluar la satisfacción de usuario frente a la calidad del servicio prestado por el Observatorio.

Gestor Líder Calidad Articular el SGC con los requisitos y documental y criterios de la calidad estadística en el de mejora OCyT. continua Orientar la implementación de los controles a la información documentada generada de las operaciones estadísticas del OCyT. Orientar la implementación de la mejora continua de las operaciones estadísticas.

Coordinar el desarrollo de la evaluación de la conformidad de los procesos del OCyT. Apoyo Coordinador Gestión Humana y Brindar el soporte y apoyo administrativo Administrativa administrativo y proveer el recurso humano competente, requerido para la gestión estadística.

Liderar las políticas para la gestión documental del OCyT, incluyendo la conservación, custodia y transferencia de los archivos documentales generados de la operación estadística. Asistente de Asistente de Investigación Acompañamiento operativo a la Investigación gestión encomendada.

Apoyo administrativo en la elaboración de ayudas de memoria que surjan en reuniones de trabajo.

Apoyo a la gestión documental inherente a los procesos estadísticos del OCyT. Contribuir en la construcción de la documentación necesaria para que el proceso estadístico del OCyT se presente adecuada y oportunamente a la certificación de la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico (NTC PE 1000) según los lineamientos ofrecidos por el DANE.

Atender las solicitudes de ajuste y corrección de las entregas documentales que surjan desde la coordinación del proceso de certificación de calidad NTC PE 1000, según los roles y áreas de actuación en las que está involucrado”.

7. Desarrollo de actividades Actividad Responsable Punto de Descripción Registro control Identificación de Líder temático Revisión de la Identificación de FO-DP-SGI-01 necesidades estructura y usuarios internos y Caracterización Subdirección de contenido del externos que de usuarios tecnología e cuestionario por requieren la información el equipo que información Correo conforma la estadística: Para Electrónico operación ello se tiene un estadística directorio de Cuestionario usuarios y se ha en página web Correcto usado como institucional funcionamiento mecanismo para la del cuestionario consulta del interés Redes Sociales de las métricas de FO-PS-SGI -02 la operación Necesidades Informe de estadística un de resultados del cuestionario para la Información cuestionario identificación y confirmación de Actas y necesidades, asistencias ubicado en la página web FO-PS-SGI -02 institucional1. Informe de la actividad de Se aplica identificación estrategias de de difusión del necesidades cuestionario en redes sociales y se

1

https://form.jotform.com/243305639316052?fbclid=PAZXh0bgNhZW0CMTEAAaZz8vd8ZHX9_zvaSwJlPbnqANNzT_okS OuM6IpTfcGSzcc_5-zTGIgNZLM_aem_WGJ6pIJTZYFPuF1cBDAx_Q

envía por correo electrónico a los usuarios registrados en el directorio de usuarios.

Una vez recolectada la información se procede a generar un informe de resultados considerando la misión de la entidad; la normatividad; los planes nacionales de desarrollo; las políticas, los requerimientos internacionales, el Plan Estadístico Nacional y el presupuesto y prioriza las necesidades. A su vez el cuestionario permite actualizar el documento: FO-DP-SGI-01 Caracterización de usuarios. Consulta y Líder temático FO-PS-SGI -03 Con el fin de Acta de confirmación de Informe final de priorizar las reunión con necesidades Investigadores y la actividad de necesidades expertos Asistentes de identificación de identificadas Investigación necesidades teniendo en cuenta Cuadro de la priorización de importancia para el variables país y la necesidad requeridas por de consolidar usuarios métricas del sistema de ciencia, Necesidades tecnología e de información innovación el confirmadas cuestionario para el plan descrito en la general

actividad anterior permite confirmar FO-PS-SGI -02 o no la necesidad Informe de la de generación de confirmación las métricas de bibliométricas. necesidades

Una vez generado el informe de la fase anterior con el resultado del cuestionario se realiza un análisis.

Mediante un grupo focal conformado por dos expertos y el equipo responsable de la operación estadística se revisa el interés de los usuarios por los indicadores generados y se revisa el listado de necesidades identificadas.

Acorde al listado de métricas solicitadas por los usuarios se concretan y confirman aquellas que son viables para su medición acorde a la naturaleza de la operación, disponibilidad de datos y el presupuesto asignado, así mismo se priorizan las necesidades a las cuales se dará respuesta.

Se genera un informe final de consulta y confirmación de necesidades. Este proceso se desarrolla de forma sistémica (anualmente) Definición de Líder temático FO-PS-SGI -03 A partir de los Objetivos para objetivos Informe final de resultados de la el plan general la consulta y consulta de confirmación de confirmación y Actas y necesidades priorización de asistencias necesidades se Cuadro de define el objetivo priorización de general y los variables objetivos requeridas por específicos que usuarios respondan: ¿qué? ¿para qué? ¿cuándo? ¿dónde? y ¿sobre qué unidades se llevará a cabo la medición? Identificación de Líder FO-PS-SGI -03 A partir de las Marco conceptos temático Informe final de necesidades referencia para la consulta y identificadas, el plan Investigadores y confirmación de priorizadas y General Asistentes de necesidades confirmadas, así (Conceptos Investigación como de los definidos) Objetivos para objetivos se el plan general procede a definir Actas y los conceptos asistencias básicos y estandarizados que explican y permiten comprender y contextualizar los indicadores bibliométricos de la operación estadística. Estos conceptos serán usados para las notas explicativas

de las gráficas de resultados. Comprobación Líder Con el fin de evitar PL-DP-SGI -02 de la temático que se produzca Plan General disponibilidad información de datos Investigadores y estadística que ya Asistentes de es generada por Investigación otras entidades, se realiza una revisión de las cifras estadísticas producidas a nivel nacional y así garantizar que no hay duplicidad de indicadores.

En esta actividad se procede a determinar las fuentes de datos para la generación de información estadística. Es este caso en particular la operación estadística usa tres bases de datos científicas: Scopus, Web of Science y Scielo Citation Index

En el plan general se da cuenta de la relevancia de los datos, homologación de unidades de medidas, alcance y variables, condiciones de uso y nivel de desagregación. Exploración de Líder FO-PS-SGI -03 Una vez definidas y la metodología temático Informe final de confirmadas las FO-DP-SGI -05 estadística la consulta y necesidades, Documento objetivos y metodológico

Investigadores y confirmación de disponibilidad de Asistentes de necesidades datos se procede a Investigación revisar la Objetivos para metodología Líder de el plan general estadística para dar estadística respuesta a los Disponibilidad indicadores a de datos. generar, se verifica: Elementos básicos del diseño estadístico Método y técnicas Estrategias e instrumentos para el procesamiento y análisis de información.

De existir alguna modificación se realiza reporte a la dirección general y al SGC para el respectivo ajuste y socialización en el documento FO-DP- SGI-06. Actualización Líder El plan general es PL-DP-SGI -02 del plan general temático una propuesta Plan General técnico-económica Investigadores y de la operación F OCyT- Asistentes de estadística que AFOT11 Investigación contenga la Matriz de siguiente Riesgos - información: Bibliometría

Las necesidades confirmadas de PL-DC-SGC-02 información Plan de estadística Difusión y comunicación Los objetivos de la operación estadística

El alcance temático propuesto

La definición de los principales conceptos y las variables de la operación estadística

La formulación de los indicadores estadísticos

el tipo de fuente de datos

El resultado de la comprobación de los archivos de datos que se pueden emplear para la producción de estadísticas, cuando aplique

La exploración de la metodología a desarrollar

El método de recolección o acopio de los datos

El instrumento de recolección apropiado para la captura de datos (cuando aplique)

La infraestructura requerida

Las pruebas previstas de los diseños y construcción, junto con su alcance

El cronograma de las fases del proceso estadístico

Posibles riesgos asociados a la operación. En caso de haber modificaciones se aprueban por la dirección general y el líder temático reporta al SGC para el respectivo tratamiento del documento.

Cierre de la Fase Líder Una vez Informe final de y evaluación temático desarrolladas las la fase actividades Investigadores y anteriores se Acta de Asistentes de consolidan en un reunión Investigación informe final de la fase y se socializa con la Dirección Director Ejecutiva. Una vez Ejecutivo o el director apruebe subdirector los ajustes en los Científico documentos, el líder temático lo remite al SGC para su debido tratamiento.

Se realiza evaluación de la fase, destacando los principales hallazgos y oportunidades de mejora, las cuales se incluyen al informe final.

Listado de documentos

FO-DP-SGI-01Caracterización de usuarios FO-PS-SGI -02_Informe de la actividad de identificación de necesidades FO-PS-SGI -02_Informe_Confirmación de necesidades FO-PS-SGI -03_Informe_final_detección y análisis de necesidades FO-DP-SGI -05 Documento metodológico OCyT-AFOT11 Matriz de Riesgos - Bibliometría PL-DC-SGC-02 Plan de Difusión y comunicación bibliometría

8. Ficha de aprobación

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Alicia Herrera Nombre: Efrén Nombre: Andrea Guevara Sánchez Romero Riaño Rey Cargo: Asistente de Cargo: Líder temática Cargo: Líder temática Investigación Bibliometría Inversión Fecha: 11/12/2024 Fecha: 11/12/2024 Fecha: 11/12/2024

9. Control de Cambios

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN 11/12/2024 Lanzamiento de documento 1