PR PS SGC 03 Procedimiento de Acopio Bibliometria

Código: PR-PS-SGC-03 Procedimiento de Versión: 1 Acopio Desarrollo de Proceso: Proyectos e Instrumentos de Medición de CTeI Página Página 1 de 10

Acopio de datos para la operación estadística: Producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index

Introducción

Este procedimiento busca alinear las actividades con los estándares de calidad y eficiencia, permitiendo optimizar el acopio de datos de las bases de datos en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index de manera coherente y precisa. Al aplicar estos lineamientos, se garantiza que los datos de entrada sean los correctos y puedan ingresar a la fase de procesamiento. A continuación, se define el objetivo principal que guiará este proceso, el alcance y descripción del proceso.

1. Objetivo

Establecer las actividades necesarias para el acopio de datos de la operación estadística de la Producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index.

2. Alcance Este procedimiento comprende las actividades de la cuarta fase: Acopio de los datos, contempladas dentro del modelo del proceso estadístico descritos en los lineamientos para el proceso estadístico en el sistema estadístico nacional, segunda versión y la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020. Las actividades contempladas dentro de la cuarta fase son: la preparación del acopio de datos, la ejecución del acopio, el cierre del acopio de los datos y la evaluación de la fase de acopio.

3. Abreviaturas

OCyT: Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnología.

PEN: Plan Estadístico Nacional

SEN: Sistema Estadístico Nacional.

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

4. Definiciones Para los fines de este documento, se aplican los términos y las definiciones utilizadas en la NTC-ISO 9000, el Decreto 2404 de 2019 y los lineamientos para el proceso estadístico en el Sistema Estadístico Nacional y la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020.

5. Lineamientos Generales: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2404 de 2019 “por el cual se reglamenta el artículo 155 de la Ley 1955 de 2019 y se modifica el Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1170 de 2015 Único del Sector Administrativo de Información Estadística”, el Sistema Estadístico Nacional (SEN) tiene como finalidad establecer e implementar un esquema de coordinación y articulación entre los componentes que lo conforman, que permita mejorar la información estadística producida para la toma de decisiones a nivel nacional y territorial con estándares de calidad, con lenguajes y procedimientos comunes, respetuosos de los estándares estadísticos internacionales y que contribuyan a la transparencia, pertinencia, interoperabilidad, acceso, oportunidad y coherencia de las estadísticas producidas en el país; de modo que la formulación de políticas públicas estén soportadas en evidencia verificables que propenda por una mejora en las condiciones de vida de la sociedad en general.

Por su parte el OCyT en cumplimiento de su objetivo: “fortalecer la capacidad nacional para generar y usar indicadores que servirán para orientar y evaluar las políticas nacionales, regionales e internacionales, así como la acción de diversos actores en los polos científicos y tecnológicos ”, ha decidido implementar los requisitos de la NTCPE 1000:2020 con el fin de facilitar que las operaciones del Observatorio hagan parte de las estadísticas oficiales nacionales y territoriales de ciencia y tecnología, así como también, fortalecer la relevancia de la operación para generar información que apoye un mejor seguimiento a las políticas públicas y la toma de decisiones sectoriales.

6. Roles y responsabilidades de los actores participantes en la detección y análisis de necesidades

Rol Actor Responsabilidad

Usuario Son las instancias externas e internas Manifestar necesidades de que utilizan la información información estadística en materia de estadística. Dentro de estos se indicadores bibliométricos. encuentran ciudadanía en general, entidades públicas, organizaciones privadas, instituciones de educación superior, centros y grupos de investigación, agremiaciones, entre otros, que se consideran relevantes e importantes en el uso de la información estadística para la toma de decisiones. Entidad aliada Son las instancias externas que son Cumplir con las obligaciones aliados o socios estratégicos para el pactadas mutuamente para desarrollo de proyectos de gestión el desarrollo del proyecto. estadística. Pueden ser entidades públicas o privadas Aportar los recursos convenidos y que aportan recursos en el marco de hacer seguimiento al cumplimiento un convenio o contrato. de obligaciones Socios Son todas las personas jurídicas que Asistir a las reuniones de la Asamblea (Miembros) decidan asociarse para el logro del General de Asociados del fin común que representa esta OBSERVATORIO si les corresponde persona jurídica, que cumplan con directamente. los requisitos, que asuman los compromisos señalados por estos Aportar recursos financieros para el Estatutos y que sean admitidos desarrollo de la misionalidad del expresamente por la Junta Directiva. OCyT, de acuerdo con lo defino en los Estatutos.

Colaborar con el OCyT en todos aquellos asuntos para los cuales se les requiera, dentro de ellos los relacionados con el desarrollo de proyectos de medición y promover al interior de sus entidades el reporte oportuno de la información requerida para la operación estadística del Observatorio. Líder de la Director Ejecutivo Dar lineamientos, directrices y Política de políticas para implementar la gestión Calidad Subdirector de de la calidad estadística en el OCyT y Estadística su mejora continua. investigaciones Liderar la centralización y difusión oficial de la información estadística que produce y administra el OCyT.

Revisar el diseño de las operaciones estadísticas.

Líder funcional Líder temático Verificar y validar el diseño de las del área operaciones estadísticas. misional Verificar el procesamiento de la información.

Recopilar, validar y consolidar la información recolectada a través de los sistemas de información asociados a las operaciones estadísticas del OCyT.

Desarrollar el monitoreo y seguimiento a los indicadores y estadísticas generadas por el OCyT.

Analizar la información, interpretar y caracterizar la CteI, para aportar en la toma de decisiones de políticas, planes, programas, estrategias y acciones en la materia.

Identificar y gestionar los riesgos de la operación estadística. Aprobador Director Ejecutivo o Tomar decisiones estratégicas, de Comité Directivo lineamientos para la gestión de la información estadística del OCyT.

Aprobar la información estadística, antes de su difusión.

Liderar el relacionamiento del OCyT con los productores y entidades aliadas de la operación estadística.

Velar por la consecución de los recursos requeridos para las operaciones estadísticas del OCyT.

Productor Son las instituciones, entidades o Construir el registro administrativo territorios encargados de la para producir información estadística producción de los registros con calidad y oportunidad para administrativos que se constituyen satisfacer las necesidades de como el insumo para la información del usuario. producción de la información estadística. Líder de Gestión Líder de Gestión de la Información Especificar, diseñar, implementar, de la disponer y gestionar la infraestructura Información tecnológica requerida que permita el cargue y procesamiento de los datos producidos, para satisfacer las necesidades de información estadística.

Liderar la estrategia tecnológica para facilitar y optimizar la gestión de la información.

Liderar la automatización del procedimiento de gestión de la información estadística del OCyT en todas sus fases y la disposición para su difusión

Velar por la seguridad informática y la protección de datos acorde con la normatividad y políticas internas vigentes.

Implementar nuevas tecnologías para la construcción y publicación de tableros de indicadores amigables, usables y de fácil visualización. Líder difusión y Asistente de comunicaciones Definir e implementar la política de responsable de comunicación interna y externa para atención al una adecuada difusión de la usuario información estadística a los públicos identificados.

Gestionar el trámite a las peticiones, quejas y reclamos que se reciban por los diferentes canales definidos por el OCyT.

Evaluar la satisfacción de usuario frente a la calidad del servicio prestado por el Observatorio.

Gestor Líder Calidad Articular el SGC con los requisitos y documental y criterios de la calidad estadística en el de mejora OCyT. continua Orientar la implementación de los controles a la información documentada generada de las operaciones estadísticas del OCyT. Orientar la implementación de la mejora continua de las operaciones estadísticas.

Coordinar el desarrollo de la evaluación de la conformidad de los procesos del OCyT. Apoyo Coordinador Gestión Humana y Brindar el soporte y apoyo administrativo Administrativa administrativo y proveer el recurso humano competente, requerido para la gestión estadística.

Liderar las políticas para la gestión documental del OCyT, incluyendo la conservación, custodia y transferencia de los archivos documentales generados de la operación estadística. Investigador Investigador Acompañamiento operativo a la gestión encomendada. Asistente de Asistente de Investigación Investigación Apoyo administrativo en la elaboración de ayudas de memoria que surjan en reuniones de trabajo.

Apoyo a la gestión documental inherente a los procesos estadísticos del OCyT. Contribuir en la construcción de la documentación necesaria para que el proceso estadístico del OCyT se presente adecuada y oportunamente a la certificación de la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico (NTC PE 1000) según los lineamientos ofrecidos por el DANE.

Atender las solicitudes de ajuste y corrección de las entregas documentales que surjan desde la coordinación del proceso de certificación de calidad NTC PE 1000, según los roles y áreas de actuación en las que está involucrado”.

7. Desarrollo de actividades Actividad Responsable Punto de Descripción Registro control Preparación Líder temático FO-DP-SGI -06 Para iniciar con el Capacitación del acopio de Ficha proceso se debe datos Investigadores y metodológica asegurar la Actas Asistentes de disponibilidad de Investigación FO-DP-SGI-05 tecnología (software Registro de Documento y hardware) asistencia Líder de metodológico estadística Comprobación de la Confirmación IT-SP-SGC-06 disponibilidad y de Instructivo de acceso a las bases de disponibilidad y acopio datos científicas acceso a la infraestructura Se realiza el tecnológica y entrenamiento del base de datos personal, tal como lo científicas indica el instructivo de acopio – IT-SP- SGC-04

Ejecución del Líder temático FO-DP-SGI -06 Para realizar la FO-PS-SGC-05 acopio Ficha ejecución se debe Instrumento de Investigadores y metodológica seguir las verificación de Asistentes de instrucciones dadas descargas Investigación FO-DP-SGI-05 en el documento: IT- diligenciado Documento SP-SGC-04 Ingeniero de metodológico Instructivo de acopio. Acopio de datos soporte realizado IT-SP-SGC-06 La actividad debe Instructivo de realizar la validación FO-PS-SGI -02 acopio de la estructura y Informe de validación de los

FO-PS-SGI-05 datos, para ellos se avance de la Instrumento de debe asegurar el fase verificación de correcto etiquetado descargas de los datos y la descarga con los formatos establecidos, para el caso: Csv y RIS en archivos Scopus y en Txt para archivos WoS y Scielo.

Para garantizar la cobertura, seguridad de los datos y la interoperatividad, se diligencia el instrumento de control de descargas.

Cierre del Ingeniero de FO-DP-SGI -06 Se verifica que la Acopio de datos acopio de los soporte Ficha información listo para el datos metodológica descargada cumpla procesamiento Líder temático con la cobertura FO-DP-SGI-05 geográfica, periodo FO-DP-SGI -03 Investigador Documento de tiempo y cantidad Informe final de asociado metodológico de registros. La la fase información se Asistente de FO-PS-SGI -02 encuentra en el FO- Actas y registros investigación Informe de PS-SGI-04 de asistencia. avance del Instrumento de acopio de datos verificación de descargas. Aplicativo de verificación de Para el acopio se nombres verifica que se haya (Departamentos creado una carpeta y municipios) por departamento y las carpetas por municipio. Se verifica el nombre de las carpetas usando el aplicativo basado en el DIVIPOLA, de existir inconsistencias se realizan los ajustes en el etiquetado de carpetas.

Se realiza el cargue de los datos en el Drive del OCyT con copias de seguridad.

Se hace reunión de cierre con el equipo. Evaluación Ingeniero de FO-DP-SGI -06 Se evalúan los FO-DP-SGI -03 del acopio de soporte Ficha procesos de Informe de los datos Líder temático metodológica entrenamiento, evaluación desempeño del incluido en el Investigador FO-DP-SGI-05 equipo, informe final de asociado Documento herramientas, la fase de metodológico formatos e acopio Asistente de instructivos. investigación FO-PS-SGC-05 Instrumento de verificación de descargas

FO-MO-SGC-20 Mecanismos de control y seguimiento

PL-PS-SGC-01 Plan de pruebas - bibliometría

Listado de documentos

• FO-DP-SGI-05 Documento Metodológico • PL-DP-SGC-02 Plan General • Acta de Reunión • FO-DP-SGI -06 Ficha Metodológica • FO-PS-SGI -03 Informe de evaluación • FO-PS-SGC-05 Instrumento de verificación de descargas • IT-SP-SGC-06 Instructivo de acopio • PL-PS-SGC-01 Plan de pruebas – Bibliometría • FO-MO-SGC-20 Mecanismos de control y seguimiento

8. Ficha de aprobación

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Alicia Herrera Nombre: Efrén Nombre: Andrea Guevara Sánchez Romero Riaño Rey Cargo: Asistente de Cargo: Líder temática Cargo: Líder temática Investigación Bibliometría Inversión Fecha: 11/12/2024 Fecha: 11/12/2024 Fecha: 11/12/2024

9. Control de Cambios

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN 11/12/2024 Lanzamiento de documento 1