PR PS SGC 02 Procedimiento Construccion Bibliometria 1

Código: PR-PS-SGC-02 Procedimiento de Versión: 1 Construcción Desarrollo de Proceso: Proyectos e Instrumentos de Medición de CTeI Página Página 1 de 11

Construcción de la operación estadística: Producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index

Introducción

Este procedimiento busca alinear las actividades de la fase de construcción con los estándares de calidad y eficiencia, permitiendo optimizar la operación estadística: Producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index. Al aplicar estos lineamientos, se garantiza que los mecanismos, instrumentos, herramientas, procesos y actividades sigan las especificaciones impuestas en la fase de diseño y estén listas para su puesta en marcha. A continuación, se define el objetivo principal que guiará este proceso, el alcance y descripción del proceso.

1. Objetivo

Establecer las actividades necesarias para la construcción de los mecanismos, instrumentos y herramientas en cada una de las fases de la operación estadística Producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index.

2. Alcance Este procedimiento comprende las actividades de la segunda fase: Construcción, contemplada dentro del modelo del proceso estadístico descritos en los lineamientos para el proceso estadístico en el sistema estadístico nacional, segunda versión y la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020. Las actividades contempladas dentro de la primera fase son: conformación del marco estadístico, Construcción de instrumentos de recolección, y acopio de datos, Construcción o mejora de componentes para el procesamiento y análisis, construcción o mejora de componentes de difusión / comunicación, las pruebas al sistema de producción y la evaluación del diseño y la construcción.

3. Abreviaturas

OCyT: Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnología.

PEN: Plan Estadístico Nacional

SEN: Sistema Estadístico Nacional.

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

4. Definiciones Para los fines de este documento, se aplican los términos y las definiciones utilizadas en la NTC-ISO 9000, el Decreto 2404 de 2019 y los lineamientos para el proceso estadístico en el Sistema Estadístico Nacional y la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020.

5. Lineamientos Generales: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2404 de 2019 “por el cual se reglamenta el artículo 155 de la Ley 1955 de 2019 y se modifica el Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1170 de 2015 Único del Sector Administrativo de Información Estadística”, el Sistema Estadístico Nacional (SEN) tiene como finalidad establecer e implementar un esquema de coordinación y articulación entre los componentes que lo conforman, que permita mejorar la información estadística producida para la toma de decisiones a nivel nacional y territorial con estándares de calidad, con lenguajes y procedimientos comunes, respetuosos de los estándares estadísticos internacionales y que contribuyan a la transparencia, pertinencia, interoperabilidad, acceso, oportunidad y coherencia de las estadísticas producidas en el país; de modo que la formulación de políticas públicas estén soportadas en evidencia verificables que propenda por una mejora en las condiciones de vida de la sociedad en general.

Por su parte el OCyT en cumplimiento de su objetivo: “fortalecer la capacidad nacional para generar y usar indicadores que servirán para orientar y evaluar las políticas nacionales, regionales e internacionales, así como la acción de diversos actores en los polos científicos y tecnológicos ”, ha decidido implementar los requisitos de la NTCPE 1000:2020 con el fin de facilitar que las operaciones del Observatorio hagan parte de las estadísticas oficiales nacionales y territoriales de ciencia y tecnología, así como también, fortalecer la relevancia de la operación para generar información que apoye un mejor seguimiento a las políticas públicas y la toma de decisiones sectoriales.

6. Roles y responsabilidades de los actores participantes en la detección y análisis de necesidades

Rol Actor Responsabilidad

Usuario Son las instancias externas e internas Manifestar necesidades de que utilizan la información información estadística en materia de estadística. Dentro de estos se indicadores bibliométricos. encuentran ciudadanía en general, entidades públicas, organizaciones privadas, instituciones de educación superior, centros y grupos de investigación, agremiaciones, entre otros, que se consideran relevantes e importantes en el uso de la información estadística para la toma de decisiones. Entidad aliada Son las instancias externas que son Cumplir con las obligaciones aliados o socios estratégicos para el pactadas mutuamente para desarrollo de proyectos de gestión el desarrollo del proyecto. estadística. Pueden ser entidades públicas o privadas Aportar los recursos convenidos y que aportan recursos en el marco de hacer seguimiento al cumplimiento un convenio o contrato. de obligaciones Socios Son todas las personas jurídicas que Asistir a las reuniones de la Asamblea (Miembros) decidan asociarse para el logro del General de Asociados del fin común que representa esta OBSERVATORIO si les corresponde persona jurídica, que cumplan con directamente. los requisitos, que asuman los compromisos señalados por estos Aportar recursos financieros para el Estatutos y que sean admitidos desarrollo de la misionalidad del expresamente por la Junta Directiva. OCyT, de acuerdo con lo defino en los Estatutos.

Colaborar con el OCyT en todos aquellos asuntos para los cuales se les requiera, dentro de ellos los relacionados con el desarrollo de proyectos de medición y promover al interior de sus entidades el reporte oportuno de la información requerida para la operación estadística del Observatorio.

Líder de la Director Ejecutivo Dar lineamientos, directrices y Política de políticas para implementar la gestión Calidad Subdirector de de la calidad estadística en el OCyT y Estadística su mejora continua. investigaciones Liderar la centralización y difusión oficial de la información estadística que produce y administra el OCyT.

Revisar el diseño de las operaciones estadísticas. Líder funcional Líder temático Verificar y validar el diseño de las del área operaciones estadísticas. misional Verificar el procesamiento de la información.

Recopilar, validar y consolidar la información recolectada a través de los sistemas de información asociados a las operaciones estadísticas del OCyT.

Desarrollar el monitoreo y seguimiento a los indicadores y estadísticas generadas por el OCyT.

Analizar la información, interpretar y caracterizar la CteI, para aportar en la toma de decisiones de políticas, planes, programas, estrategias y acciones en la materia.

Identificar y gestionar los riesgos de la operación estadística. Aprobador Director Ejecutivo o Tomar decisiones estratégicas, de Comité Directivo lineamientos para la gestión de la información estadística del OCyT.

Aprobar la información estadística, antes de su difusión.

Liderar el relacionamiento del OCyT con los productores y entidades aliadas de la operación estadística.

Velar por la consecución de los recursos requeridos para las operaciones estadísticas del OCyT.

Productor Son las instituciones, entidades o Construir el registro administrativo territorios encargados de la para producir información estadística producción de los registros con calidad y oportunidad para administrativos que se constituyen satisfacer las necesidades de como el insumo para la información del usuario. producción de la información estadística. Líder de Gestión Líder de Gestión de la Información Especificar, diseñar, implementar, de la disponer y gestionar la infraestructura Información tecnológica requerida que permita el cargue y procesamiento de los datos producidos, para satisfacer las necesidades de información estadística.

Liderar la estrategia tecnológica para facilitar y optimizar la gestión de la información.

Liderar la automatización del procedimiento de gestión de la información estadística del OCyT en todas sus fases y la disposición para su difusión

Velar por la seguridad informática y la protección de datos acorde con la normatividad y políticas internas vigentes.

Implementar nuevas tecnologías para la construcción y publicación de tableros de indicadores amigables, usables y de fácil visualización. Líder difusión y Asistente de comunicaciones Definir e implementar la política de responsable de comunicación interna y externa para atención al una adecuada difusión de la usuario información estadística a los públicos identificados.

Gestionar el trámite a las peticiones, quejas y reclamos que se reciban por los diferentes canales definidos por el OCyT.

Evaluar la satisfacción de usuario frente a la calidad del servicio prestado por el Observatorio.

Gestor Líder Calidad Articular el SGC con los requisitos y documental y criterios de la calidad estadística en el de mejora OCyT. continua Orientar la implementación de los controles a la información documentada generada de las operaciones estadísticas del OCyT. Orientar la implementación de la mejora continua de las operaciones estadísticas.

Coordinar el desarrollo de la evaluación de la conformidad de los procesos del OCyT. Apoyo Coordinador Gestión Humana y Brindar el soporte y apoyo administrativo Administrativa administrativo y proveer el recurso humano competente, requerido para la gestión estadística.

Liderar las políticas para la gestión documental del OCyT, incluyendo la conservación, custodia y transferencia de los archivos documentales generados de la operación estadística. Investigador Investigador Acompañamiento operativo a la gestión encomendada. Asistente de Asistente de Investigación Investigación Apoyo administrativo en la elaboración de ayudas de memoria que surjan en reuniones de trabajo.

Apoyo a la gestión documental inherente a los procesos estadísticos del OCyT. Contribuir en la construcción de la documentación necesaria para que el proceso estadístico del OCyT se presente adecuada y oportunamente a la certificación de la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico (NTC PE 1000) según los lineamientos ofrecidos por el DANE.

Atender las solicitudes de ajuste y corrección de las entregas documentales que surjan desde la coordinación del proceso de certificación de calidad NTC PE 1000, según los roles y áreas de actuación en las que está involucrado”.

7. Desarrollo de actividades Actividad Responsable Punto de Descripción Registro control Conformación Líder temático Diseño del Actualizar el marco FO-DP-SGI-05 del marco marco estadístico, teniendo Documento estadístico Investigadores y estadístico en cuenta que las metodológico Asistentes de operaciones Investigación estadísticas a partir FO-DP-SGI -06 de registros Ficha Líder de administrativos se metodológica estadística realizan de forma censal. En este caso el subconjunto que se toma son los documentos de Colombia y sus municipios dentro de todos los datos de las diferentes bases de datos científicas.

Se debe confirmar que la información se encuentre en el documento metodológico y ficha metodológica

Construcción Líder temático PR-DP-SGI-03 Identificar los Cuestionario de de Procedimiento cuestionarios, identificación de instrumentos Investigadores y de fase de formatos, plataforma necesidades de Asistentes de Diseño tecnológica, métodos (Recolección de recolección, y Investigación y herramientas para información) acopio de recolectar y acopiar datos. Ingeniero de información. FO-PS-SGI-05 soporte Instrumento de

En la fase de verificación de detección y análisis descargas de necesidades se crea, aprueba y IT-PS-SGC-06 realiza pruebas al Instructivo de cuestionario de acopio de datos. identificación de necesidades. FO-MO-SGC-20 Mecanismo de En la fase de acopio seguimiento y de datos se debe control revisar el funcionamiento del FO-PS-SGI-01 FO-PS-SGI-05 Plan de pruebas Instrumento de - bibliometría verificación de descargas

Para el correcto almacenamiento de datos a partir de las bases de datos científicas se debe seguir el instructivo de acopio de datos.

Revisar los formatos y funcionalidad de los mecanismos de seguimiento y control y plan de pruebas. De existir cambios deben realizarse e informar al departamento de calidad para la respectiva actualización. Construcción o Ingeniero de FO-DP-SGI -06 Elaborar la Software de mejora de soporte Ficha documentación para procesamiento componentes Líder temático metodológica el uso y el OCyT para el mantenimiento de las procesamiento Investigador FO-DP-SGI-05 herramientas Diccionario de y análisis asociado Documento tecnológicas para datos metodológico el procesamiento Asistente de Cuadros de investigación Diccionario de Desarrollar los salida datos mecanismos para la

consolidación, Aplicación para integración y el control de tratamiento de los nombre archivos DIVIPOLA

Desarrolla o dispone IT-PS-SGC-05 el software necesario Instructivo de para efectuar las procesamiento ponderaciones y las estimaciones Construcción o Líder FO-DP-SGI -06 Diseñar y elaborar las Calendario de mejora de temático Ficha piezas publicitarias y difusión componentes metodológica de difusión para de difusión / Comunicaciones poner a disposición comunicación OCyT FO-DP-SGI-05 de los usuarios tanto Piezas de Documento para su participación comunicación metodológico en ejercicios de la operación estadística Correos PL-DC-SGC- como la presentación electrónicos y 02 Plan de de resultados finales. redes sociales difusión y comunicación Gestionar y preparar medios y canales de difusión

Pruebas al Líder FO-DP-SGI -06 Revisar el FO-PS-SGI-03 sistema de temático Ficha cumplimiento y tipo Informe de producción metodológica de pruebas del pruebas Investigadores y formato de pruebas. Asistentes de FO-DP-SGI-05 En caso de existir Actas de Investigación Documento modificaciones reunión y metodológico deben realizarse y aprobación de hacer ajuste en el pruebas. FO-MO-SGC- documento 20 Mecanismo metodológico e Correos de informar la electrónicos. seguimiento y actualización del control formato a calidad. FO-PS-SGI-01 Plan de pruebas FO-PS-SGI-01 Definir los - bibliometría Plan de instrumentos y pruebas - herramientas para bibliometría realizar las pruebas incluyendo los recursos necesarios.

Elabora el informe que documente los resultados, las conclusiones y las recomendaciones de las pruebas realizadas.

El informe debe socializarse con el equipo y la dirección. Evaluación del Líder FO-DP-SGI-05 Reunir y analizar las FO-PS-SGI -03 diseño y la temático Documento evidencias y los Informe de construcción metodológico resultados de las hallazgos en la Investigadores y pruebas realizadas a evaluación al Asistentes de FO-DP-SGI -06 los diseños y diseño y Investigación Ficha construcciones Crear construcción metodológica informe que incluya las conclusiones y las FO-PS-SGI -03 recomendaciones Informe de para realimentar los pruebas diseños, la construcción de Indicadores instrumentos y calculados aplicativos y la documentación

Realizar los ajustes correspondientes a los diseños, instrumentos y documentos.

Listado de documentos

F-DP-AGI-03 Caracterización de usuarios FO-PS-SGI -02_Informe de la actividad de identificación de necesidades FO-PS-SGI -02_Informe Confirmación de necesidades FO-PS-SGI -03_Informe de pruebas FO-DP-SGI -05 Documento metodológico PL-DC-SGC-02 Plan de Difusión y comunicación Bibliometría FO-PS-SGI-01 Plan de pruebas - bibliometría IT-PS-SGC-06 Instructivo de acopio FO-DP-SGI -06 Ficha metodológica

FO-MO-SGC-20 Mecanismo de seguimiento y control

8. Ficha de aprobación

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Alicia Herrera Nombre: Efrén Nombre: Andrea Guevara Sánchez Romero Riaño Rey Cargo: Asistente de Cargo: Líder temática Cargo: Líder temática Investigación Bibliometría Inversión Fecha: 11/12/2024 Fecha: 11/12/2024 Fecha: 11/12/2024

9. Control de Cambios

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN 11/12/2024 Lanzamiento de documento 1