PR DP SGC 03 Procedimiento Diseno Bibliometria

Código: PR-DP-SGC-03 Procedimiento de Versión: 1 Diseño de la Operación Desarrollo de Proceso: Proyectos e Estadística Instrumentos de Medición de CTeI Página Página 1 de 16

Diseño de la operación estadística: Producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index

Introducción

Este procedimiento busca alinear las actividades con los estándares de calidad y eficiencia, permitiendo optimizar la fase de diseño de la operación estadística Producción científica bibliométrica en Scopus, Web of Science Core Collection y Scielo Citation Index. A continuación, se define el objetivo principal que guiará este proceso, el alcance y descripción del proceso.

1. Objetivo

Establecer las actividades, lineamientos y criterios para diseñar en el OCyT operaciones estadísticas en bibliometría, que obedezcan a necesidades identificadas y a criterios de calidad técnica. 2. Alcance Este procedimiento comprende las actividades de la segunda fase: Diseño de la operación estadística, contempladas dentro del modelo del proceso estadístico descritos en los lineamientos para el proceso estadístico en el sistema estadístico nacional, segunda versión y la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020. Las actividades contempladas dentro de la segunda fase son: el diseño temático, diseño estadístico, diseño del acopio de datos, diseño del procesamiento y análisis, diseño de la difusión / comunicación, diseño de la evaluación y el diseño de los sistemas de producción y flujos de trabajo

3. Abreviaturas

OCyT: Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnología.

PEN: Plan Estadístico Nacional

SEN: Sistema Estadístico Nacional.

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

4. Definiciones Para los fines de este documento, se aplican los términos y las definiciones utilizadas en la NTC-ISO 9000, el Decreto 2404 de 2019 y los lineamientos para el proceso estadístico en el Sistema Estadístico Nacional y la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020.

5. Lineamientos Generales: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2404 de 2019 “por el cual se reglamenta el artículo 155 de la Ley 1955 de 2019 y se modifica el Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1170 de 2015 Único del Sector Administrativo de Información Estadística”, el Sistema Estadístico Nacional (SEN) tiene como finalidad establecer e implementar un esquema de coordinación y articulación entre los componentes que lo conforman, que permita mejorar la información estadística producida para la toma de decisiones a nivel nacional y territorial con estándares de calidad, con lenguajes y procedimientos comunes, respetuosos de los estándares estadísticos internacionales y que contribuyan a la transparencia, pertinencia, interoperabilidad, acceso, oportunidad y coherencia de las estadísticas producidas en el país; de modo que la formulación de políticas públicas estén soportadas en evidencia verificables que propenda por una mejora en las condiciones de vida de la sociedad en general.

Por su parte el OCyT en cumplimiento de su objetivo: “fortalecer la capacidad nacional para generar y usar indicadores que servirán para orientar y evaluar las políticas nacionales, regionales e internacionales, así como la acción de diversos actores en los polos científicos y tecnológicos ”, ha decidido implementar los requisitos de la NTCPE 1000:2020 con el fin de facilitar que las operaciones del Observatorio hagan parte de las estadísticas oficiales nacionales y territoriales de ciencia y tecnología, así como también, fortalecer la relevancia de la operación para generar información que apoye un mejor seguimiento a las políticas públicas y la toma de decisiones sectoriales.

6. Roles y responsabilidades de los actores participantes en la detección y análisis de necesidades

Rol Actor Responsabilidad

Usuario Son las instancias externas e internas Manifestar necesidades de que utilizan la información información estadística en materia de estadística. Dentro de estos se indicadores bibliométricos. encuentran ciudadanía en general, entidades públicas, organizaciones privadas, instituciones de educación superior, centros y grupos de investigación, agremiaciones, entre otros, que se consideran relevantes e importantes en el uso de la información estadística para la toma de decisiones. Entidad aliada Son las instancias externas que son Cumplir con las obligaciones aliados o socios estratégicos para el pactadas mutuamente para desarrollo de proyectos de gestión el desarrollo del proyecto. estadística. Pueden ser entidades públicas o privadas Aportar los recursos convenidos y que aportan recursos en el marco de hacer seguimiento al cumplimiento un convenio o contrato. de obligaciones Socios Son todas las personas jurídicas que Asistir a las reuniones de la Asamblea (Miembros) decidan asociarse para el logro del General de Asociados del fin común que representa esta OBSERVATORIO si les corresponde persona jurídica, que cumplan con directamente. los requisitos, que asuman los compromisos señalados por estos Aportar recursos financieros para el Estatutos y que sean admitidos desarrollo de la misionalidad del expresamente por la Junta Directiva. OCyT, de acuerdo con lo defino en los Estatutos.

Colaborar con el OCyT en todos aquellos asuntos para los cuales se les requiera, dentro de ellos los relacionados con el desarrollo de proyectos de medición y promover al interior de sus entidades el reporte oportuno de la información requerida para la operación estadística del Observatorio.

Líder de la Director Ejecutivo Dar lineamientos, directrices y Política de políticas para implementar la gestión Calidad Subdirector de de la calidad estadística en el OCyT y Estadística su mejora continua. investigaciones Liderar la centralización y difusión oficial de la información estadística que produce y administra el OCyT.

Revisar el diseño de las operaciones estadísticas. Líder funcional Líder temático Verificar y validar el diseño de las del área operaciones estadísticas. misional Verificar el procesamiento de la información.

Recopilar, validar y consolidar la información recolectada a través de los sistemas de información asociados a las operaciones estadísticas del OCyT.

Desarrollar el monitoreo y seguimiento a los indicadores y estadísticas generadas por el OCyT.

Analizar la información, interpretar y caracterizar la CteI, para aportar en la toma de decisiones de políticas, planes, programas, estrategias y acciones en la materia.

Identificar y gestionar los riesgos de la operación estadística. Aprobador Director Ejecutivo o Tomar decisiones estratégicas, de Comité Directivo lineamientos para la gestión de la información estadística del OCyT.

Aprobar la información estadística, antes de su difusión.

Liderar el relacionamiento del OCyT con los productores y entidades aliadas de la operación estadística.

Velar por la consecución de los recursos requeridos para las operaciones estadísticas del OCyT.

Productor Son las instituciones, entidades o Construir el registro administrativo territorios encargados de la para producir información estadística producción de los registros con calidad y oportunidad para administrativos que se constituyen satisfacer las necesidades de como el insumo para la información del usuario. producción de la información estadística. Líder de Gestión Líder de Gestión de la Información Especificar, diseñar, implementar, de la disponer y gestionar la infraestructura Información tecnológica requerida que permita el cargue y procesamiento de los datos producidos, para satisfacer las necesidades de información estadística.

Liderar la estrategia tecnológica para facilitar y optimizar la gestión de la información.

Liderar la automatización del procedimiento de gestión de la información estadística del OCyT en todas sus fases y la disposición para su difusión

Velar por la seguridad informática y la protección de datos acorde con la normatividad y políticas internas vigentes.

Implementar nuevas tecnologías para la construcción y publicación de tableros de indicadores amigables, usables y de fácil visualización. Líder difusión y Asistente de comunicaciones Definir e implementar la política de responsable de comunicación interna y externa para atención al una adecuada difusión de la usuario información estadística a los públicos identificados.

Gestionar el trámite a las peticiones, quejas y reclamos que se reciban por los diferentes canales definidos por el OCyT.

Evaluar la satisfacción de usuario frente a la calidad del servicio prestado por el Observatorio.

Gestor Líder Calidad Articular el SGC con los requisitos y documental y criterios de la calidad estadística en el de mejora OCyT. continua Orientar la implementación de los controles a la información documentada generada de las operaciones estadísticas del OCyT. Orientar la implementación de la mejora continua de las operaciones estadísticas.

Coordinar el desarrollo de la evaluación de la conformidad de los procesos del OCyT. Apoyo Coordinador Gestión Humana y Brindar el soporte y apoyo administrativo Administrativa administrativo y proveer el recurso humano competente, requerido para la gestión estadística.

Liderar las políticas para la gestión documental del OCyT, incluyendo la conservación, custodia y transferencia de los archivos documentales generados de la operación estadística. Investigador Investigador Acompañamiento operativo a la gestión encomendada. Asistente de Asistente de Investigación Investigación Apoyo administrativo en la elaboración de ayudas de memoria que surjan en reuniones de trabajo.

Apoyo a la gestión documental inherente a los procesos estadísticos del OCyT. Contribuir en la construcción de la documentación necesaria para que el proceso estadístico del OCyT se presente adecuada y oportunamente a la certificación de la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico (NTC PE 1000) según los lineamientos ofrecidos por el DANE.

Atender las solicitudes de ajuste y corrección de las entregas documentales que surjan desde la coordinación del proceso de certificación de calidad NTC PE 1000, según los roles y áreas de actuación en las que está involucrado”.

7. Desarrollo de actividades Actividad Responsable Punto de control Descripción Registro Diseño Líder temático Verificación de las Basados en la detección y Diseño de cuadros Temático necesidades de análisis de necesidades se de salida (plan de Investigadores información, desarrolla un marco de resultados) del área de objetivos y alcance referencia con Bibliometría de la operación fundamentos teóricos, Actas y asistencias estadística conceptuales y referentes Subdirección nacionales e de tecnología e PL-DP-SGC-02 Plan internacionales. (La fase PL-DP-SGC-02 información general de detección y análisis de Plan general necesidades requiere Ingeniero de FO-DP-SGI –06 sesiones de trabajo con Soporte Ficha expertos internos y FO-DP-SGI -06 metodológica externos) Ficha metodológica Se establecen las temáticas, los conceptos, FO-MO-SGC-20 las variables, la obtención Mecanismos de de nuevas variables, que FO-DP-SGI-05 control y se Documento Metodológico seguimiento relacionan con la información estadística FO-PS-SGI-01 Plan Se determina el plan de de pruebas – resultados, los cuadros de biliometría salida (cruces de variables) teniendo en cuenta las desagregaciones requeridas para presentar la información estadística. Los cuadros de salida deben contar con los mecanismos de control,

seguimiento y plan de pruebas.

Se formulan los indicadores estadísticos que cuantifican las características del fenómeno que se está midiendo, tales como: promedios, porcentajes, índices, variaciones de índices, tasas, o razones, Etc. Se debe documentar acta de la revisión realizada por expertos internos.

De ser necesario se deben realizar los ajustes en la ficha metodológica, plan general y documentos metodológico. Diseño Líder temático Diseño temático se determina el universo Estadístico de estudio, la población Actas y asistencias Investigadores objetivo y las unidades del área de estadísticas. PL-DP-SGC-02 Bibliometría Plan general Se confirma la Subdirección disponibilidad de los dato FO-DP-SGI -06 de tecnología e y tipo de fuente Ficha información metodológica Se determinan las Ingeniero de unidades estadísticas de FO-DP-SGI-05 Soporte observación y análisis. Documento Metodológico Definir la cobertura geográfica acorde a las necesidades estadísticas de información

Caracteriza las fuentes que contienen las unidades de observación y las variables de estudio y define los criterios metodológicos necesarios para fortalecer

la fuente de datos y realizar el aprovechamiento estadístico.

Caracteriza las fuentes que contienen las unidades de observación y las variables de estudio y define los criterios metodológicos necesarios para fortalecer la fuente de datos y realizar el aprovechamiento estadístico

se deben contemplar los mecanismos de seguimiento y pruebas

Se revisa con expertos internos el diseño estadístico y de ser necesario se deben realizar los ajustes en la ficha metodológica, plan general y documentos metodológico. Diseño del Líder temático Diseño Temático Se determina la estructura acopio de operativa e informática Actas y asistencias datos para la obtención de los datos PL-DP-SGC-02 Investigadores Diseño Estadístico establece los roles, Plan general del área de perfiles y cantidades de Bibliometría personal requeridos; se FO-DP-SGI -06 FO-MO-SGC-20 define el calendario de Ficha Mecanismos de recolección; el metodológica Subdirección control y entrenamiento del de tecnología e seguimiento personal que intervendrá FO-DP-SGI-05 información en el proceso; se Documento establecen los métodos, Metodológico técnicas, procedimientos FO-PS-SGI-01 Plan o estrategias para el Ingeniero de de pruebas - acopio de los datos. Soporte bibliometría

Precisa las especificaciones técnicas de las variables de la fuente que serán acopiadas.

Diseño de instrumentos de captura de datos

Diseña las rutas de recolección y establece las cargas operativas Diseña el plan de entrenamiento y sus recursos

Definición de las herramientas tecnológicas que soportan las actividades de transmisión y recepción de las variables de los registros así como los protocolos para el almacenamiento y el acceso, al igual que la seguridad de los datos.

Define las técnicas y las herramientas para verificar que los datos enviados/recibidos cumplan con las condiciones de calidad establecidas para el intercambio.

Define estrategias e instructivos para orientar el fortalecimiento estadístico de las fuentes alternativas de datos

Mediante una reunión con los expertos internos se

dentifican las contingencias que pueden ocurrir en el proceso y plantea alternativas de acción o solución.

Establece los indicadores para realizar el seguimiento a la consistencia de los datos acopiados, la cobertura y asegurar la calidad de los resultados y los productos de la operación estadística

se deben contemplar los mecanismos de seguimiento y pruebas

Se genera resultados preliminares y verifica su calidad mediante una reunión con expertos internos.

se deben realizar los ajustes pertinentes a la ficha metodológica, el documento metodológico y el plan general

Diseño del Líder temático Se determinan las procesamiento Diseño Temático herramientas Actas y asistencias y análisis Investigadores tecnológicas para el del área de Diseño Estadístico procesamiento (software y PL-DP-SGC-02 Bibliometría hardware). Plan general FO-MO-SGC-20 Subdirección Mecanismos de Genera las FO-DP-SGI -06 de tecnología e control y especificaciones Ficha información seguimiento necesarias para la metodológica definición de estructura, la Ingeniero de FO-PS-SGI-01 Plan integración, la FO-DP-SGI-05 Soporte de pruebas - consolidación, el Documento bibliometría almacenamiento y la Metodológico protección de los archivos

procedentes de las bases de datos

Diseña las especificaciones de codificación, edición, imputación, estimación (ponderadores) para los conjuntos de datos

Diseña los indicadores para el control de la calidad

Establece estrategias para evitar la pérdida, la modificación o la alteración de la información

Contempla los mecanismos de control y fase de pruebas

Genera resultados preliminares y verifica su calidad

Define y especifica el procedimiento para revisar y validar los resultados

Define y especifica los métodos o las técnicas de análisis de la información

Establece las herramientas tecnológicas requeridas para la validación y el análisis de la información estadística

Define los comités de expertos internos y externos y los

procedimientos que se llevarán a cabo para analizar y validar los resultados

Establece los procedimientos para el almacenamiento y las copias de respaldo de los archivos o bases de datos

se deben contemplar los mecanismos de seguimiento y pruebas

De ser necesario se deben realizar los ajustes en la ficha metodológica, plan general y documentos metodológico Diseño de la Líder temático Diseña las estrategias de difusión / FO-DP-SGI –06 difusión de la información Actas y asistencias comunicación Investigadores Ficha estadística generada. del área de metodológica PL-DP-SGC-02 Bibliometría Diseña la forma de Plan general FO-DP-SGI-05 difusión Subdirección Documento FO-DP-SGI -06 de tecnología e metodológico Determina los medios de Ficha información difusión metodológica O-MO-SGC-20 Ingeniero de Mecanismos de Establece el calendario de FO-DP-SGI-05 Soporte control y publicación de la Documento seguimiento información estadística Metodológico para conocimiento FO-PS-SGI-01 Plan público de pruebas- bibliometría Determina que instrumentos empleará para la lectura, la interpretación y la utilización de la información estadística difundida.

Define y diseña los procesos de

comunicación y sensibilización

se deben contemplar los mecanismos de seguimiento y pruebas

De ser necesario se deben realizar los ajustes en la ficha metodológica, plan general y documentos metodológico Diseño de la Líder temático FO-DP-SGI -06 Adopta criterios FO-DP-SGI -06 evaluación Ficha estándares de evaluación Ficha Investigadores metodológica para cada una de las fases metodológica del área de y los subprocesos en Bibliometría desarrollo de la operación FO-DP-SGI-05 FO-DP-SGI-05 estadística. Documento Documento metodológico metodológico Evalúa los subprocesos, (completo) las actividades, los instrumentos y las herramientas, al igual que la documentación metodológica, los procedimientos, los manuales, las guías y los instructivos, al concluir cada una de las fases.

Genera informes parciales de evaluación por fase, los cuales serán insumo para la evaluación general de la operación estadística

Establece lineamientos para la elaboración de un plan de acción o de mejoramiento frente a los hallazgos de la evaluación.

Asigna los recursos respectivos para la

implementación de las acciones del plan en la siguiente aplicación de la operación estadística.

Hace seguimiento periódico a las acciones implementadas.

Documenta los criterios metodológicos que se aplicarán en la operación estadística.

Las actividades anteriores se deben estar contempladas en la ficha y documento metodológicos

Diseño de los Líder temático FO-DP-SGI -06 Identifica los procesos y sistemas de Ficha los subprocesos FO-MO-SGC-21 producción y Investigadores metodológica correspondientes de la Listado maestro de de los flujos de del área de operación estadística documentos de trabajo Bibliometría FO-DP-SGI- bibliometría 05Documento Establece las metodológico interrelaciones entre los (completo) diferentes procesos y Entradas y salidas y subprocesos de la factores de riesgo operación en cada fase del estadística. proceso estadístico Establece los equipos de trabajo responsables de Conformación de cada uno de los procesos equipos de y los subprocesos de trabajo la operación estadística

Determina los insumos requeridos y los productos (intermedios y finales) que se generarán

Identifica las actividades críticas en cada una de las

fases del proceso estadístico y plantea controles para evitar que se materialicen.

Listado de documentos

FO-DP-SGI-01Caracterización de usuarios FO-PS-SGI -02 Informe de avance de identificación de necesidades FO-PS-SGI -02 Informe de avance de la confirmación de necesidades FO-PS-SGI -03 Informe final detección y análisis de necesidades FO-DP-SGI -05 Documento metodológico PL-DC-SGC-02 Plan de Difusión Bibliometría FO-PS-SGI-01 Plan de pruebas – bibliometría PL-DP-SGC-02 Plan general FO-PS-SGI -03 Informe de evaluación FO-MO-SGC-21 Listado maestro de documentos de bibliometría

8. Ficha de aprobación

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Alicia Herrera Nombre: Efrén Nombre: Andrea Guevara Sánchez Romero Riaño Rey Cargo: Asistente de Cargo: Líder temática Cargo: Líder temática Investigación Bibliometría Inversión Fecha: 11/11/2024 Fecha: 11/11/2024 Fecha: 11/11/2024

9. Control de Cambios

FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN 11/12/2024 Lanzamiento de documento 1